mardi 25 décembre 2012

Intégrer un nouveau collaborateur - Check List


"Ah oui là tu peux tout recommencer" - "10 jours de travail perdus pour tout le monde" - "Ah mince, en plus tu n'es pas le premier à tomber dans ce piège...". 
Pour éviter ce type de situation, élaborer une check-list d'accueil de nouveau salarié, stagiaire ou prestataire est une solution assez rapide à mettre en place.
Si vous n'avez encore rien formalisé ou si vous souhaitez faire évoluer le vôtre, vous pouvez vous appuyer sur le support d'accueil donné en exemple ci-dessous.
Il comporte 6 parties :
1. Présentation de l'équipe 
2. Métiers clés 
3. Qui fait quoi
4. Outils de travail 
5. Communication
6.  RH.
Chaque partie liste les points à aborder avec le nouveau venu. Ces points, issus du contexte d'une PME du domaine du web, sont bien entendu à adapter à son propre contexte d'organisation.
Le support n'est jamais complet au début, au cours de son utilisation le tuteur ou le nouveau peut s'apercevoir qu'un point utile doit être ajouté. N'hésitez pas le compléter ou le faire compléter par le nouveau venu. Il convient également de le mettre à jour lorsque de nouveaux process ou outils sont mis en place dans l'équipe.

Ce document complète la check-list d'embauche de nouveau salarié, notamment l'établissement du contrat publiée précédemment.

  1. Présentation à l'équipe

    Cette présentation peut se faire dans 2 temps différents : présentation individuelle en passant à chaque poste de travail ou bien lors d'une réunion qui réunit tout le monde. Il est important que le manager direct effectue cette présentation, les autres phases pouvant éventuellement être déléguées à des personnes ayant déjà une certain ancienneté. Cette présentation de l'équipe est un premier contact détendu qui permet de "briser la glace" et ainsi de faciliter les contacts futurs. Dans ce moment précis, il n'est pas nécessaire d'insister trop sur les rôles de chacun qui font l'objet du kifekoi, c'est en revanche une bonne occasion d’asseoir ou de préciser le rôle du nouveau venu par rapport à chacun.
  2. Information et communication


    • Aspects confidentialités : contrats, stratégie, clients...
    • Plan de travail et outils reporting
    • Usage des comptes mails et agendas partagés 
    • Gestionnaire des tâches et projet 
    • Différents moyens : oral, skype, mail, doc. 
    • Préciser délai, pour info / pour action
    • Process x, y et z


  3. RH et administratif


    • Fermetures, congés, absences
    • Fermeture bureaux prévues cette année
    • Horaires
    • Frais
    • Codes
    • Café et déjeuner
    • Procédure d’envoi des frais
    • Absences et justificatifs
  4. Les métiers de l'entreprise

    Présentation des métiers qui composent l'organisation et gros plan sur les métiers liés au poste (la fiche de poste peut être utile ici).
    Si le nouveau venu a déjà une expérience dans les secteur, insister sur les spécificités du métier ici, les partis pris, etc.
  5.    
  6. Kifekoi 


  7. Paie, congés
    IT interne
    Projet X
    Contenus
    Confitures
    Guirlandes
    Marine
    x


    x


    Pierre

    x
    x



    Jacques


    x
    x
    x

    Justine


    x


    x

  8. Outils métier et projets

    • CMS sites
      • Spécificités interface
      • Signification des statuts
    • Outil gestion projet 
      • droits et usage
      • ne jamais cliquer sur Waine !
    • Tableaux de bord
    • Usage de SkyDrive
    • Doc. « codes »
    • Usage du calendrier et alertes, règles de synchronisation
    • Abonnement newsletters x et y

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