jeudi 5 janvier 2017

Former à un nouveau système d'information

Le changement de système d'information dans une organisation signifie que des dizaines, centaines et parfois milliers de collaborateurs vont changer leur outil de travail du quotidien.

Formation Métier vs Outil

Le bon sens conduit généralement à former les utilisateurs aux nouvelles fonctionnalités et aux nouvelles interfaces du logiciel.
Cependant, cette stratégie "qui va de soi" peut s'avérer insuffisante pour une bonne appropriation du SI. En effet, s'arrêter à une formation aux fonctionnalités peut conduire à :
  • Une chute de la qualité et de la vitesse du travail accompli avec le nouveau SI,
  • Une congestion des services des supports informatiques et métier
  • La création de systèmes d'information parallèles (papier, clé usb, outil personnel, serveur partagé, etc.), bricolés pour répondre aux nécessités opérationnelles
  • Des blocages dans le passage aux nouveaux mode d'organisation et de fonctionnement qu'était censé soutenir le nouveau SI
Pour éviter ces écueils, il est important pour l'équipe
qui accompagne le changement de SI de sortir d'une approche centrée sur l'outil (et donc ses fonctionnalités) pour une approche centrée sur les métiers des utilisateurs.
Cela signifie co-élaborer avec les métiers le dispositif de formation, depuis sa conception globale jusqu'aux détails des modules de formation. 

Changement de SI du point de vue métier : la simulation d'application

Élaborer des contenus de formations basés sur le métier réel des collaborateurs n'est toutefois pas aisée. Chaque métier a sa complexité propre, et il est très difficile d'anticiper de façon réaliste les changements induits par le nouvel outil, jusque dans les détails les plus particuliers et souvent les moins connus du quotidien des métiers.

En pareil cas, la solution la plus efficiente est de simuler les situations de travail avec le nouvel outil. 
En effet, en faisant simulation la situation de travail, on anticipe les conditions futures du changement d'application informatique et les problèmes et imprévus qu'il va créer, sans devoir les penser et les recréer une à une.
La simulation permet à l'ingénieur de formation de se concentrer sur l'essentiel : les objectifs de la formation et les dérouler avec les équipes métier dans leurs situations de travail, en prenant soin d'identifier les obstacles à la réalisation des tâches : nouvelle manière de résoudre une situation, nouveau process, fonctionnalité peu intuitive, etc.

Assima, Knowmore... les solutions sont mûres

Pour la formation à un nouveau logiciel métier, il s'agit donc de réaliser le clonage de la nouvelle application . Et les technologies en la matière ne manquent pas, à des prix tout à faire raisonnables quand ils sont rapportés aux nombre de personnes à former ou bien aux gains en productivité et de qualité réalisés ou aux problèmes évités (cf. la liste plus haut). On peut citer l'acteur français Knowmore, ou encore l'anglais Assima.
Simulation d'applicationLogo Assima, solutions de formation à grande échelle 

Former les équipes à une nouvel ERP, CRM, SAP, Oracle ...

L'approche décrite ci-dessus s'applique typiquement aux formations de de centaines ou milliers d'apprenants, notamment à une dimension internationale.
Il n'est de langage plus universel que la situation de travail. Autour d'elle se construit l'appropriation des nouveaux systèmes d'information et des nouvelles pratiques métier.


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