mardi 25 décembre 2012

Intégrer un nouveau collaborateur - Check List


"Ah oui là tu peux tout recommencer !" - "Ah mince, en plus tu n'es pas le premier à tomber dans ce piège." - "Ah non ça c'est pas normal !"
Pour éviter ces situations pénibles, la check-list d'accueil de nouveau salarié, stagiaire ou prestataire est une solution assez rapide à mettre en place.
Si vous n'avez encore rien formalisé ou si vous souhaitez faire évoluer le vôtre, vous pouvez vous appuyer sur le support d'accueil donné en exemple ci-dessous.
Il comporte 6 parties :
1. Présentation de l'équipe;
2. Règles et habitudes de communication
3. RH et administratif : congés, frais, etc.
4. Kifekoi ?
5. Usage des outils métier et projet

Chaque partie liste les points à aborder avec le nouveau venu. Ces points, issus du contexte d'une PME du domaine du web, sont bien entendu à adapter à son propre contexte d'organisation.
Le support n'est jamais complet au début, au cours de son utilisation le tuteur ou le nouveau peut s'apercevoir qu'un point utile doit être ajouté. N'hésitez pas le compléter ou le faire compléter par le nouveau venu. Il convient également de le mettre à jour lorsque de nouveaux process ou outils sont mis en place dans l'équipe.

Ce document complète la check-list d'embauche de nouveau salarié, notamment l'établissement du contrat publiée précédemment.

1. Présentation à l'équipe


Trois possibilités : 
- Présentation réunion qui réunit tout le monde 
- Mail avec photo, poste et un petit mot très court du nouveau sur son poste, son besoin du moment (un mail spécifique si possible, pas juste une annonce au milieu de la newsletter)
- Amener le collaborateur à chaque poste de travail

La présentation physique à l'équipe est un premier contact détendu qui permet de "briser la glace" et ainsi de faciliter les contacts futurs. Dans ce moment précis, il n'est pas nécessaire d'insister trop sur les rôles de chacun qui font l'objet du kifekoi. C'est en revanche une bonne occasion d’asseoir ou de préciser le rôle du nouveau venu.

2. Information et communication

    • Aspects confidentialités : contrats, stratégie, clients...
    • Plan de travail et outils reporting
    • Usage des comptes mails et agendas partagés 
    • Gestionnaire des tâches et projet 
    • Différents moyens : oral, skype, mail, doc. 
    • Préciser délai, pour info / pour action
    • Process x, y et z

3. RH et administratif

    • Fermetures, congés, absences
    • Fermeture bureaux prévues cette année
    • Horaires
    • Frais
    • Codes
    • Café et déjeuner
    • Procédure d’envoi des frais
    • Absences et justificatifs

4. Kifekoi 


    Paie, congés
    IT interne
    Projet X
    Contenus
    Confitures
    Guirlandes
    Marine
    x


    x


    Pierre

    x
    x



    Jacques


    x
    x
    x

    Justine


    x


    x

5. Outils métier et projets

    • CMS sites
      • Spécificités interface
      • Signification des statuts
    • Outil gestion projet 
      • droits et usage
      • ne jamais cliquer sur Waine !
    • Tableaux de bord
    • Usage de SkyDrive
    • Doc. « codes »
    • Usage du calendrier et alertes, règles de synchronisation
    • Abonnement newsletters x et y

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