jeudi 14 juillet 2016

Check-list d'embauche après accord avec le candidat


Pour gérer mes embauches avec sérénité, j'ai élaboré une liste d'actions à vérifier à chaque embauche. Je le partage ici à l'usage éventuel de managers ou entrepreneurs en PME, tous ceux qui n'ont pas de service RH dédié à cette tâche.
Elle peut aussi servir au nouvel embauché puisque la majorité des points l'intéresse directement.



Au cours d'un recrutement, une fois l'accord trouvé avec le candidat choisi, vient la réalisation de l'embauche proprement dite :  Déclarations obligatoires, conformité avec la convention collective (dans notre cas SYNTEC), coordonnées d'un proche en cas de pépin, subventions, visite médicale, cas particulier des dirigeants, accès informatiques internes... dans les check-list ci-dessous sont listées tous les points à traiter, dans l'ordre chronologique.

Une fois cette phase réalisée, viendra l'accueil du nouveau salarié ou stagiaire.

Note : Ces petits outils reflètent une expérience de 3 ans d'embauche d'une quinzaine de personnes en PME. Ils ne couvrent donc pas tous les cas des figures. Par exemple, nous n'avons embauché que des salariés hors de l'Union Européenne et n'avons jamais eu recours à des contrats aidés.

Article mis à jour : 
- le 13 juillet 2015 (liens vers FAFIEC)
- le 26 octobre 2015


I. Salarié : Procédure embauche
II. Contrat profesionnalisation : check-list embauche
III. Stage : Procédure nouveau stagaire

I. Salarié : Procédure embauche

1. Fiche de renseignement salarié

  • A faire remplir par le futur embauché
  • Enregistrer dans son dossier et communiquer à service comptable

2. Définition salaire : conformité du salaire avec les minimas imposés par la convention de collective

La salaire doit être supérieur aux minimas indiqués dans la convention collective. Ces minimas dépendent de la classification du salarié.Cette classification est déterminée en fonction de l'expérience du salarié et de ses reponsabilités dans son nouveau poste.
Pour déterminer la classification du salarié, il faut se référer aux grilles et indices de rémunération de la convention collective. Dans le cas présent, SYNTEC, il existe 2 grilles pour déterminer la classification du salarié :
  • Classification ETAM : http://www.syntec.fr/fichiers/Annexes/20130719184036_Convention_Syntec_Annexe_01.pdf 
  • Classification Cadre et ingé : http://www.syntec.fr/fichiers/pdf/20130919141157_AVENANT_43_MC_IC_signe_le_21_mai_2013.pdf (j'ai mis à jour ce lien le 13/07/2015)
A partir de cette classification, l'employeur peut calculer la rémunération minimale ETAM, c'est par ici : http://www.syntec.fr/fichiers/pdf/20130919141118_AVENANT_42_MC_ETAM_signe_le_21_mai_2013.pdf
A noter que pour les cadres et ingénieurs, seul le taux par point est indiqué, inutile de chercher une grille toute faite comme celle des ETAM.

3. Contrat


  • Préparer contrat à partir du dernier contrat existant sur un poste proche
  • Si forfait jour envisagé, vérifier qu’il est applicable, notamment au regad de la classification 
  • Le calcul rémunération brute par heure de travail doit être indiqué dans le contrat.
    1. Calculer le nombre d'heures travaillées annuellement : Prendre le nombre d’heures hebdomadaire que l’on multiplie par 4,3333 (52 semaines/12 mois). Ainsi pour 35 h, nous avons un nombre d’heures mensuel de 35 h x 4,3333 = 151,67 h.
    2. Calculer maintenant la rémunération par heure
    Formule : Rémunération annuelle / Nombre d'heures annuel
    Exemple : si la rémunération brute de départ est de 3000 €.
    3000 € / 151,67 h = 19,7798 € par heure.
  • Faire valider par conseil juridique. 

4. DUE – Déclaration Unique d’Embauche 

A réaliser avant 1er jour de travail : http://www.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf

5. Comptabilité - Paye

Envoyer fiche de renseignement et contrat au cabinet avant fin du mois pour qu’il puisse calculer rémunération.
En cas de salarié dirigeant ou assimilé, pour le droit l'assurance chômage (et donc l'opportunité de cotiser), demander au préalable avis Pole Emploi : http://www1.pole-emploi.fr/faq/faqemployeur?question=0&rubrique=23&soustheme=0&theme=0

6. Questionnaire organisme prévention et/ou retraite (par exemple Vauban Humanis) à faire remplir

7. Intégration infogérance

Création e-mail @nomsociete.com et ajout dans listes mails + badge + profil informatique

8. Premier jour

cf. doc. check-list premier jour nouveau collaborateur (modèle ici)
Visite médicale à planifier

II. Contrat profesionnalisation : check-list embauche

Même procédure que pour l'embauche d'un salarié, avec les spécificités suivantes :

Définition salaire 

  • Doit être conforme à grille des salaires syntec et à grille rémunération alternance de l'organisme collecteur de formation (le FAFIEC pour nous) 
  • Vérifier conformité rémunération / responsabilité : cf. procédure embauche salarié 

Remboursement des frais de formation par l'organisme collecteur

  • Pour alternance, le FAFIEC définit les conditions de sa participation aux frais scolarité  : http://www.fafiec.fr/content/search?SearchText=grille&x=0&y=0 . Attention les règles sont parfois plus strictes que ce que laisse supposer parfois la grille. Ne pas hésiter à contacter directement le FAFIEC pour s'assurer des conditions.
  • Convention tripartite 
  • A noter : pas plus de 3 apprenants par tuteur, 2 si le tuteur est l’employeur 
  • Fiche de renseignement à faire remplir par le nouveau salarié, à enregistrer dans son dossier, à envoyer à cabinet comptable
  • DUE – Déclaration Unique d’Embauche - A réaliser avant 1er jour de travail

Contrat de travail 

Il n'est pas nécessaire d'élaborer un contrat spécifique : le Cirfa demandé et fourni par ecole peut suffire • Si clause particulière (par exemple confidentialité), à insérer dans avenant.
Envoyer le contrat à OPCA (pour nous le FAFIEC) dans les 5 jours suivant le début du contrat.

Comptabilité - Paye

Cf. procédure embauche salarié, même section

Compensations charges patronales pour alternance supplémentaire par rapport à année-1 (ce dispositif était encore valable en 2011-2012, il n'a pas été reconduit à ma connaissance)

  • Infos :http://www.fafiec.fr/content/download/14889/119709/version/1/file/Compensation_des_charges_patronales_alternant.pdf 
  • Formulaire de demande : http://www.pole-emploi.fr/file/mmlelement/pj/38/81/69/fa/formulaire-demande-aide-ref221-juillet8951599755560186140.pdf 

Premier jour

cf. doc. introduction nouveau collaborateur
Visite médicale à planifier

III. Procédure nouveau stagaire

1. Fiche de renseignement 

A faire remplir par le nouveau stagiaire, à enregistrer dans son dossier et à envoyer à comptabilité

2. Convention de stage 

Demander convention de stage à étudiant (qui la retire à son Ecole)

3. Comptabilité

Envoyer conditions indemnisations au cabinet avant fin du mois pour qu’il puisse calculer rémunération

4. Intégration infogérance

Création e-mail @nomsociete.com et ajout dans listes mails + badge + profil informatique

5. Premier jour

cf. doc. introduction nouveau collaborateur
Pas de visite médicale nécessaire

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